Die Stunde mit Ihren Klienten ruhig und einfach buchbar machen
Therapeuten, Berater, Psychologen, Ernährungsberater, Physiotherapeuten und Masseure in eigener Praxis verbringen zu viel Zeit mit Nachrichten zur Terminfindung. Ein Link zeigt nur die Zeiten, die wirklich frei sind, fragt vor dem Erstgespräch nach dem, was Sie wissen müssen, nimmt die Zahlung entgegen und erinnert Ihre Klienten vor jedem Termin.
- Kostenlos für Einzelpersonen
- Fragen vor dem Erstgespräch
- Sie genehmigen neue Klienten
- Terminpakete, einmal bezahlt
- Fragetypen für Ihre Anfrage vorab
- 15
- Erstattungsstufen für späte Änderungen, höchstens
- 6
- Termine höchstens in einem Paket
- 100
- Sprachen, in denen Ihre Klienten buchen können
- 11
So funktioniert es
In drei Schritten von der ersten Anfrage zum festen Ablauf
-
1
Termine anlegen
Legen Sie eine Veranstaltung für das Erstgespräch an, eine für Folgetermine und, wenn Sie möchten, ein Paket. Stellen Sie Länge, Preis, die Fragen und ein, ob Sie jede Anfrage genehmigen.
-
2
Einen Link teilen
Setzen Sie ihn auf Ihre Website, in Ihre E-Mail-Signatur oder als QR Code auf eine Karte im Wartebereich. Klienten sehen nur Zeiten, die wirklich frei sind, in ihrer eigenen Zeitzone.
-
3
Treffen, bezahlt werden, nachfassen
Die Antworten und die Zahlung kommen mit der Buchung an. Erinnerungen gehen vor dem Termin raus, danach folgt eine Nachricht mit einem Link für den nächsten Termin.
Fragen vor dem Erstgespräch
Fragen Sie vorab, was Sie brauchen, und nicht mehr
Vor einem Erstgespräch brauchen Sie oft ein paar Angaben. Was die Person zu Ihnen führt, wie sie sich treffen möchte und ob sie Ihren Bedingungen zustimmt. Stellen Sie diese Fragen im Buchungsformular, damit sie vor dem Termin beantwortet sind, und halten Sie das Formular mit Regeln kurz, sodass persönlichere Fragen nur erscheinen, wenn sie passen.
- Fünfzehn Fragetypen, darunter eine lange Antwort, Auswahl, Ja oder Nein, eine Datei und eine handschriftliche Unterschrift für Ihre Einwilligung oder Absagebedingungen
- Eine Regel zeigt eine Frage nur, wenn sie passt, und kann eine Buchung mit Ihrer eigenen Nachricht stoppen, zum Beispiel mit dem Hinweis, wen man anrufen soll, wenn jemand heute Hilfe braucht
- Eine Regel kann Klienten auch zu einer anderen Ihrer Veranstaltungen schicken, etwa für Termine mit jungen Menschen
- Fragen können vor dem Kalender kommen, sodass jemand, der nicht passt, Ihre Zeiten gar nicht erst sieht
- Wer die Antworten sieht. Sie. Sie werden mit der Buchung gespeichert, und Sie lesen sie dort und in Ihrer Bestätigungs-E-Mail. Notizen und Tags, die Sie anlegen, sehen Klienten nie
- Fragen Sie nur, was Sie brauchen. Jede Frage kann freiwillig sein, und eine Buchung braucht von Haus aus nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse
Zustimmung und Fristen
Sagen Sie Ja zu neuen Klienten, bevor die Zeit vergeben ist
Schalten Sie die Zustimmung ein, und jede Buchung kommt als Anfrage an, die die Zeit freihält. Sie lesen die Antworten und nehmen dann auf der Buchungsseite oder in der Benachrichtigung an oder lehnen ab. Ist ein Klient gebucht, halten Fristen späte Änderungen fair.
- Sie wählen die Zeit zum Antworten, von 1 Stunde bis 7 Tage, und werden erinnert, bevor sie abläuft
- Bei einem bezahlten Termin wird die Karte reserviert, wenn die Anfrage gesendet wird, und erst belastet, wenn Sie annehmen. Bei Ablehnung oder ohne Antwort wird die Reservierung aufgehoben
- Eine Kartenreservierung hält bis zu 7 Tage, deshalb ist Ihre Antwortzeit bei einem bezahlten Termin auf höchstens 167 Stunden begrenzt
- Eine Ablehnung kann eine kurze Nachricht von bis zu 500 Zeichen enthalten, die der Klient per E-Mail liest
- Fristen für Absage und Verschiebung reichen von 1 Stunde bis zu einer Woche vor dem Beginn. Sie binden den Klienten, nie Sie, und die Buchungsseite sagt das, bevor jemand bucht
- Die Grenze, offen gesagt. Wiederholte Buchungen werden nicht angeboten, solange die Zustimmung eingeschaltet ist
Terminpakete
Sechs Termine, einmal bezahlt
Manche Klienten bezahlen lieber einen Block von Terminen auf einmal. Legen Sie ein Paket mit sechs Terminen an, 180 Tage gültig, mit eigenem Kauflink. Der Klient zahlt per Karte, erhält per E-Mail einen Guthabencode und bucht jeden Termin mit einem Guthaben, statt neu zu zahlen.
- Jedes Paket hat eine Kaufseite und eine Kontostandseite, auf der der Klient sieht, wie viele Termine übrig sind
- Ein Guthaben kommt zurück, wenn der Klient nach Ihrer Absageregel rechtzeitig absagt, und immer, wenn Sie absagen oder ablehnen. Eine späte Absage oder ein Nichterscheinen verbraucht das Guthaben, und Sie können es von Hand zurückgeben
- Ein Termin, der Ihre Zustimmung braucht, hält das Guthaben, solange die Anfrage wartet, und eine Ablehnung gibt es zurück
- Ungenutzte Guthaben verfallen nach den Tagen, die Sie festlegen, und bei einem online bezahlten Paket können Sie die ungenutzten erstatten
- Die Grenzen, offen gesagt. Ein Guthaben ist eine Buchung, geben Sie dem Termin also die Länge, die ein Guthaben abdecken soll. Guthaben gelten nur für bezahlte Termine, nicht bei einer Ausfallgebühr oder Einmal-Links. Es gibt keine Gutscheine, Angebote für Neukunden, Geschenke oder Mitgliedschaften, und ein Paketverkauf erzeugt noch keine Rechnung
Ausfälle und Erstattungen
Regeln, die Sie einmal festlegen und die Klienten vor der Zahlung lesen
Eine schriftliche Regel ist für alle einfacher als eine unangenehme Nachricht hinterher. Legen Sie bei einem bezahlten Termin Erstattungsstufen nach Vorlaufzeit fest. Fügen Sie eine Gebühr für späte Absagen oder Nichterscheinen hinzu und buchen Sie sie selbst ab, wenn Sie das entscheiden.
- Bis zu sechs Erstattungsstufen, jede mit einer Vorlaufzeit und einem Prozentsatz, etwa 100 Prozent bei mehr als 48 Stunden und 50 Prozent bei mehr als 24 Stunden
- Klienten sehen die Stufen vor der Zahlung und noch einmal auf der Absageseite
- Eine Ausfallgebühr ist ein fester Betrag oder ein Prozentsatz. Der Klient stimmt beim Buchen per Häkchen zu, und die Gebühr wird der verwendeten Karte belastet, nur wenn Sie auf die Schaltfläche drücken
- Markieren Sie einen Termin in der Liste Vergangen als abgeschlossen oder als nicht erschienen und sehen Sie im Tab Teilnehmer, wer oft nicht kommt
- Die Grenzen, offen gesagt. Eine Gebühr braucht eine Karte, gilt also für bezahlte Termine. Ein kostenloses Erstgespräch nimmt keine Karte und kann keine Gebühr tragen. Ein Paketguthaben lässt sich bei einem Termin mit Ausfallgebühr nicht nutzen
Behandlungsraum und Ausstattung
Wenn Sie einen Raum oder ein Gerät teilen, zählen Sie es
Überspringen Sie das, wenn Sie in einem Raum arbeiten, der immer Ihnen gehört. Mieten Sie einen Behandlungsraum oder haben Sie ein Gerät, das nur ein Klient gleichzeitig nutzen kann, legen Sie es als Ressource mit einer Menge an. Ein Termin sagt, wie viel er braucht, und die Buchungsseite bietet eine Zeit nur an, solange genug frei ist.
- Ein Raum ist eine Ressource mit der Menge eins und wird pro Buchung einmal genutzt. Zwei Massageliegen sind eine Ressource mit der Menge zwei
- Andere Termine von Ihnen, die denselben Raum brauchen, können nicht dieselbe Zeit belegen
- Nehmen Sie eine Ressource außer Betrieb, verlässt sie alle Termine, die sie brauchten, während alte Buchungen sie behalten
- Die Grenzen, offen gesagt. Der Klient kann den Raum nicht wählen, ein einzelner Raum hat keine eigenen Öffnungszeiten, und Ressourcen gehören Ihnen und keinem Team
Erinnerungen und wiederkehrende Klienten
Erinnerungen, Notizen und eine Tür für Menschen, die Sie schon betreuen
Eine Erinnerung am Vortag und eine weitere wenige Stunden vorher leisten viel. Für Menschen, die Sie schon betreuen, hält eine versteckte Veranstaltung Folgetermine aus Ihrem öffentlichen Profil heraus, und ein Einmal-Link lädt eine Person namentlich ein.
- Bis zu drei Erinnerungen vor und drei Nachrichten nach jedem Termin, in Ihren eigenen Worten, mit einem Link zum nächsten Termin
- Eine versteckte Veranstaltung fehlt in Ihrem Profil, kann aber von jedem mit dem Link gebucht werden. Teilen Sie sie deshalb nur mit den Menschen, die Sie betreuen
- Ein Einmal-Link gilt für eine Person und eine Buchung, und Sie sehen, ob er geöffnet wurde. Schalten Sie die Einstellung Zugang ein, und die Adresse allein reicht nicht mehr
- Private Notizen und Tags zu jedem Klienten, die nur Sie sehen, und eine Zählung abgeschlossener und versäumter Termine
- Die Grenze, offen gesagt. Die Notizen sind für Ihre eigenen Erinnerungen. TimelyDo ist ein Buchungswerkzeug und kein System für klinische Akten
Rund um die Termine
Der Rest einer Praxiswoche
Diese Teile arbeiten mit Ihren Terminen zusammen, damit Sie keine getrennten Werkzeuge selbst verbinden müssen.
Online Termine
Wählen Sie für jede Veranstaltung Zoom oder Google Meet, einen Anruf oder Ihre Adresse. Der Klient sieht den Ort auf der Buchungsseite und in der Bestätigung, und die Zeiten erscheinen in seiner eigenen Zeitzone.
Alles auf der Seite eines TerminsEine Rechnung für Klienten, die danach fragen
Wählen Sie eine Buchung und erstellen Sie daraus eine Rechnung. Der Klient wird zum Kunden und der Termin zur Position, bereit zum Prüfen und Senden. Das ist für Termine gedacht, die nicht online über TimelyDo bezahlt wurden.
Eine Buchung abrechnenEin Profil und ein QR Code
Ihr Profil hat eine eigene Adresse und listet die Termine, die Sie anbieten, mit Ihrem Namen und einer kurzen Vorstellung. Drucken Sie den QR Code auf eine Karte für den Wartebereich oder Ihre Website.
Mit einem QR Code teilenAlles enthalten
Für die Arbeit allein gebaut, kostenlos für Einzelpersonen
Jede Funktion ist von Anfang an da, Sie müssen sich also nie fragen, in welchem Tarif etwas steckt.
Termine
- Erstgespräch und Folgetermine
- Zustimmung bei neuen Klienten
- Terminpakete
- Versteckte Veranstaltungen für bekannte Klienten
- Online, per Telefon oder vor Ort
- Wiederholte kostenlose Termine
Klienten
- Fünfzehn Fragetypen
- Regeln, die zeigen, verlangen, stoppen oder umleiten
- Unterschrift für Ihre Einwilligung
- Private Notizen und Tags
- Markierungen für abgeschlossen und versäumt
- Einmal-Links
Geld
- Kartenzahlungen auf Ihr eigenes Stripe Konto
- Bis zu sechs Erstattungsstufen
- Ausfallgebühr
- Anzahlungen für bezahlte Termine
- Rechnungen aus einer Buchung
- Erstattung ungenutzter Guthaben
Ihre Zeit
- Eigene Zeiten für jeden Tag
- Bis zu fünf Verfügbarkeitskalender
- Pufferzeit zwischen Terminen
- Grenzen pro Tag und pro Woche
- Die Zeitzone jedes Klienten
- Elf Sprachen für Ihre Klienten
Mehr von TimelyDo
Häufige Fragen
Ist das wirklich kostenlos?
Ja. TimelyDo ist für Einzelpersonen völlig kostenlos, ohne Buchungslimit. Funktionen für Teams und Organisationen sind in Arbeit und kommen später. Bei einer Kartenzahlung fallen Zahlungsgebühren an.
Was speichern Sie über meine Klienten?
Eine Buchung speichert Namen und E-Mail-Adresse der buchenden Person, die Antworten auf die Fragen, die Sie gestellt haben, und private Notizen, die Sie anlegen. Kartendaten gehen an Stripe und erreichen TimelyDo nie. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, und Sie können uns bitten, Ihr Konto samt allem darin zu löschen. Ihre eigene Anmeldung können Sie mit Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Darf ich sensible Fragen stellen?
Sie entscheiden, was Sie fragen, und jede Frage kann freiwillig sein. TimelyDo ist ein Buchungswerkzeug. Es bewahrt die Antworten bei der jeweiligen Buchung auf und gibt keine Auskunft darüber, was die Regeln Ihres Berufs oder Ihres Landes von Ihnen verlangen. Prüfen Sie das selbst und fragen Sie nur, was Sie brauchen.
Kann ich neue Klienten genehmigen, bevor sie gebucht sind?
Ja. Schalten Sie für die Veranstaltung die Zustimmung ein, und jede Buchung wird zu einer Anfrage, die die Zeit freihält. Sie nehmen auf der Buchungsseite oder in der Benachrichtigung an oder lehnen ab, auf Wunsch mit einer kurzen Nachricht. Bei einem bezahlten Termin wird die Karte reserviert und erst belastet, wenn Sie annehmen.
Kann ich ein Paket mit Terminen verkaufen?
Ja. Ein Paket hat eine Anzahl Termine, einen Preis und eine Gültigkeit in Tagen sowie eine eigene Kaufseite. Der Klient erhält einen Code und eine Kontostandseite. Ein Guthaben bezahlt eine Buchung und gilt für bezahlte Termine ohne Ausfallgebühr. Ein Paketverkauf erzeugt noch keine Rechnung.
Was passiert, wenn ein Klient spät absagt oder nicht kommt?
Sie legen fest, wie spät ein Klient absagen oder verschieben darf, und die Buchungsseite sagt das, bevor er bucht. Bei einem bezahlten Termin können Sie Erstattungsstufen nach Vorlaufzeit festlegen sowie eine Gebühr für späte Absagen oder Nichterscheinen, die Sie selbst der bei der Buchung verwendeten Karte belasten. Ein kostenloser Termin nimmt keine Karte, deshalb kann dafür keine Gebühr erhoben werden.
Kann ein Klient einen festen wöchentlichen Termin buchen, und gibt es eine Warteliste?
Bei einem kostenlosen Termin ja. Ein Klient kann dieselbe Zeit an bis zu 24 Terminen auf einmal reservieren. Wiederholte Buchungen gibt es nicht für bezahlte Termine und nicht, solange Sie jede Buchung genehmigen. Regelmäßige bezahlte Termine deckt ein Paket ab. Eine Warteliste gibt es für kostenlose Gruppen und nicht für bezahlte.
Was kann es noch nicht?
TimelyDo ist für Menschen gebaut, die allein arbeiten. Teamfunktionen gibt es noch nicht, etwa mehrere Behandler in einem Kalender. Es führt keine klinischen Akten, und Videogespräche laufen über den Zoom oder Google Meet Link, den Sie wählen. In einem geteilten Raum kann der Klient den Raum nicht auswählen.
Nehmen Sie noch heute Buchungen an
Richten Sie Ihre Veranstaltungstypen ein, teilen Sie einen Link, und lassen Sie Timelydo die Terminplanung übernehmen.
Kostenlos für Einzelpersonen. Keine Karte erforderlich.