Kurz gesagt
Hinterlegen Sie einmal Ihre Unternehmensdaten, legen Sie einen Kunden an, schreiben Sie die Rechnung und wählen Sie Senden. Ihr Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link zur Rechnung, zahlt per Karte auf Ihr eigenes Stripe-Konto oder per Überweisung, und Sie sehen sie als bezahlt.
Was er leistet
Mit Rechnungen stellen Sie einem Kunden jede Arbeit in Rechnung, nicht nur Buchungen. Jede Rechnung erhält eine Nummer in einer lückenlosen Folge, eine Seite, die Ihr Kunde ohne Konto öffnen kann, ein PDF und eine E-Mail in der Sprache des Kunden.
Er zahlt auf dieser Seite per Karte → das Geld geht auf Ihr Stripe-Konto und die Rechnung gilt als bezahlt
Er zahlt per Überweisung → Sie erfassen die Zahlung und er erhält einen Beleg
Was Sie brauchen
Ihre Unternehmensdaten und ein Kunde genügen, um Rechnungen zu schreiben. Zum Senden brauchen Sie außerdem ein verbundenes Stripe-Konto, auch wenn Sie eine Überweisung erwarten. So ist jeder Absender auf TimelyDo ein geprüftes Unternehmen.
Ist Stripe noch nicht verbunden, sagt die Seite Rechnungen das und verlinkt die Stripe-Seite. Rechnungen schreiben können Sie trotzdem; nur das Senden wartet.
Ihre Unternehmensdaten
Öffnen Sie Rechnungseinstellungen. Dort sehen Sie immer einen Bereich:
| Abschnitt | Was er enthält |
|---|---|
| Ihr Unternehmen | Ihr rechtlicher Name, Handelsname, E-Mail, Anschrift und Steuernummer. Sie stehen oben auf jeder Rechnung. |
| Voreinstellungen für Rechnungen | Währung, Zahlungsziel, Hinweise, Zahlungshinweise wie Ihre Bankverbindung, eine Fußzeile und das Logo: das TimelyDo Logo oder Ihr eigenes aus dem Branding. |
| Nummerierung | Wie Rechnungsnummern aussehen, zum Beispiel INV-2026-0001. Nummern werden nie übersprungen oder doppelt vergeben. |
| Steuersätze | Die Sätze, die Sie berechnen, etwa Umsatzsteuer, GST oder Sales Tax. Den Satz wählen Sie je Position. |
| Erinnerungen | An welchen Tagen eine Erinnerung hinausgeht. Siehe Erinnerungen weiter unten. |
| Produkte und Leistungen | Positionen, die Sie oft berechnen, mit ihrem Preis, zum Hinzufügen mit einem Klick. |
Kunden
Öffnen Sie Kunden und wählen Sie Neuer Kunde. Zum Speichern genügt ein Name; eine E-Mail Adresse brauchen Sie, bevor Sie ihm etwas senden. Sehen die Daten aus wie ein vorhandener Kunde oder wirkt eine Steuernummer falsch, sagt TimelyDo das neben dem Feld, speichert aber trotzdem.
Ein Kunde kann auch festlegen, womit seine Rechnungen beginnen: Währung, Sprache, Zahlungsziel, Vorlage und Farbe. Auf der Kundenseite können Sie bis zu fünf Rechnungskontakte hinzufügen, die eine Kopie jeder Rechnung erhalten, und ein Kundenportal einschalten: eine private Adresse, die alles auflistet, was Sie ihm gesendet haben.
Eine Rechnung schreiben
Wählen Sie auf Rechnungen Neue Rechnung. Der Editor hat links einige Bereiche und rechts die Rechnung, wie Ihr Kunde sie sieht.
Jede Änderung wird nach einem Moment als Entwurf gespeichert, und die Kopfzeile zeigt, wann. Jeder Bereich wird grün, wenn er vollständig ist. Fehlt noch etwas, bevor die Rechnung hinausgehen kann, listet der Editor es auf und verlinkt die Stelle, an der Sie es beheben.
Senden
Wählen Sie Senden. Sie können ändern, an wen sie geht, Kopien hinzufügen und Betreff und Nachricht bearbeiten. Wählen Sie Jetzt senden oder Später senden, um Datum und Uhrzeit festzulegen; eine geplante Rechnung bleibt bis dahin ein Entwurf, den Sie noch ändern können.
Bevor jede neue Rechnung hinausgeht, werden Sie gebeten, die Rechnungsbedingungen anzunehmen. Setzen Sie den Haken bei Nicht mehr anzeigen, werden Sie erst wieder gefragt, wenn sich die Bedingungen ändern.
Was Ihr Kunde sieht
Eine E-Mail mit Ihrem Namen, dem Betrag, dem Fälligkeitsdatum und einem Link. Die Rechnung ist als PDF angehängt. Der Link öffnet eine Seite mit der Rechnung, dem offenen Betrag, Ihren Zahlungshinweisen, einer Schaltfläche zum Zahlen per Karte und PDF herunterladen. Seite und E-Mail sind in der Sprache des Kunden, wenn TimelyDo sie hat.
Jede E-Mail und jede Seite sagt, wer sie gesendet hat, und hat den Link Diese Rechnung melden, damit ein Kunde uns eine unerwartete Rechnung melden kann.
Zahlungen per Karte
Ihr Kunde zahlt auf der Rechnungsseite mit dem Kartenformular von Stripe. Das Geld geht auf Ihr Stripe-Konto, und die Rechnung gilt als bezahlt, sobald Stripe es bestätigt. Ihr Kunde erhält einen Beleg und Sie eine Benachrichtigung.
Die Gebühren zahlen Sie: die Kartengebühr von Stripe und die Gebühr von TimelyDo von 0,5 Prozent jeder Zahlung. Ihr Kunde zahlt genau den Betrag der Rechnung.
Zahlungen per Überweisung oder bar
Öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie Zahlung erfassen. Geben Sie Betrag, Datum und Zahlungsart ein. Sie können gleich einen Beleg per E-Mail senden. Eine Zahlung unter dem offenen Betrag lässt den Rest offen.
Erinnerungen
TimelyDo erinnert Ihren Kunden für Sie. Standardmäßig geht eine Erinnerung 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum hinaus, am Fälligkeitsdatum sowie 3, 7 und 14 Tage danach, jeweils um 9 Uhr morgens in Ihrer Zeitzone. Die Tage ändern Sie für alle Rechnungen in den Rechnungseinstellungen oder für eine Rechnung auf ihrer Seite.
Erinnerungen enden von selbst, wenn die Rechnung bezahlt, storniert oder abgeschrieben ist. Jetzt erinnern sendet sofort eine, höchstens einmal am Tag.
Fehler und Erstattungen
Eine gesendete Rechnung lässt sich nicht ändern; nur so bleibt Ihre Nummerierung verlässlich. Stattdessen:
| Sie möchten | Nutzen Sie |
|---|---|
| Einen Teil oder die ganze Rechnung zurücknehmen | Rechnungskorrektur erstellen, auf der Rechnungsseite. Sie hat eine eigene Nummer, senkt den offenen Betrag und kann eine Kartenzahlung erstatten. |
| Eine Rechnung absagen, die niemand bezahlt hat | Rechnung stornieren. Sie behält ihre Nummer und erscheint als storniert. |
| Eine überfällige Rechnung nicht mehr verfolgen | Abschreiben. Das beendet die Erinnerungen, und die Rechnung erscheint als abgeschrieben. |
Berichte und Export
Die Seite Rechnungen zeigt, was offen, überfällig, bezahlt und im Entwurf ist. Berichte zeigt zusätzlich, was Kunden nach Alter schulden, wie lange sie zum Zahlen brauchen, was Sie jeden Monat berechnet und eingenommen haben und Ihre wichtigsten Kunden. CSV exportieren gibt Ihrer Buchhaltung eine Tabelle der Liste, so wie Sie sie gefiltert haben. Jede Währung wird für sich gezeigt und nie zusammengezählt.
FAQ
Kann ich ohne Stripe Rechnungen stellen?
Braucht mein Kunde ein Konto?
Wer zahlt die Kartengebühr?
Kann ich eine Rechnung nach dem Senden ändern?
Welche Währungen kann ich nutzen?
Welche Sprachen sehen meine Kunden?
War dieser Artikel hilfreich?
Sagen Sie es uns, damit wir unsere Dokumentation weiter verbessern können.