Office 365 verbinden

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Kurz gesagt

Gehen Sie zu Verbundene Kalender, wählen Sie auf der Karte Office 365 Verbinden und bestätigen Sie den Zugriff auf dem eigenen Bildschirm von Microsoft. Das ist die ganze Einrichtung.

Ab dann blockieren Ihre Outlook-Termine Ihre Verfügbarkeit, und jede Buchung, die Sie annehmen, wird in Ihren Kalender eingetragen.

Überblick

Was er leistet

Die Verbindung mit Office 365 erledigt zwei getrennte Aufgaben, die man gedanklich auseinanderhalten sollte.

Ihre Outlook-Termine → blockieren Ihre freien Zeiten
Eine neue TimelyDo Buchung → werden in Ihren Outlook-Kalender eingetragen

Die erste Aufgabe verhindert, dass jemand über etwas bucht, was Sie ohnehin schon vorhaben. Die zweite erspart Ihnen, Buchungen von Hand zu übertragen, und macht Outlook zum einzigen Ort, an dem Sie nachsehen.

Niemand sieht, was Ihre Termine sind. Ihre Buchungsseite zeigt nur, welche Zeiten frei sind, und sonst nichts. Betreffzeilen, Gäste und Beschreibungen erreichen die buchende Person nie.

Welche Konten funktionieren

Private Microsoft-Konten und Microsoft 365 Geschäfts- oder Schulkonten lassen sich auf dieselbe Weise verbinden.

outlook.com live.com hotmail Microsoft 365 Geschäfts- oder Schulkonto

Ein Unterschied besteht zwischen beiden. Bei einem privaten Konto meldet Microsoft einige Angaben, etwa ob ein Gast zugesagt hat, weniger vollständig als bei einem Geschäftskonto. Siehe unten was sich von Google unterscheidet.

Einrichtung

Ihr Konto verbinden

Verbundene Kalender öffnen

Gehen Sie in der Seitenleiste zu Verbundene Kalender.

Office 365 wählen

Wählen Sie auf der Karte Office 365 Verbinden. Kurz erscheint eine Überlagerung, während Ihr Browser an Microsoft übergeben wird.

Zugriff bei Microsoft bestätigen

Melden Sie sich an, falls Sie es noch nicht sind, und bestätigen Sie, was TimelyDo anfragt. Das geschieht auf der eigenen Seite von Microsoft, sodass Ihr Passwort nie in TimelyDo eingegeben wird.

Sie sind zurück, und es ist aktiv

Microsoft bringt Sie zu TimelyDo zurück, und das Konto erscheint mit seiner E-Mail-Adresse in Ihrer Liste. Die erste Synchronisierung beginnt sofort.

Eine Farbe wählen

Jeder verbundene Kalender hat eine Farbauswahl mit 11 Farben. Termine aus Outlook erscheinen in Ihrem TimelyDo-Kalender in der gewählten Farbe, sodass Sie sie auf einen Blick von Google Terminen und TimelyDo-Buchungen unterscheiden können.

Im Alltag

Was Ihre Zeit blockiert und was nicht

Nicht jeder Eintrag in einem Kalender bedeutet, dass Sie beschäftigt sind. Deshalb folgt TimelyDo denselben Regeln wie Outlook selbst.

Termin	Blockiert Ihre Zeit	Warum
Ein gewöhnlicher Termin	Ja	Sie sind beschäftigt, deshalb verschwindet das Zeitfenster von Ihrer Buchungsseite
Ein ganztägiger Termin	Ja	Deckt den ganzen Tag ab
Eine abgelehnte Einladung	Nein	Sie haben gesagt, dass Sie nicht teilnehmen, also gehört die Zeit wieder Ihnen
Ein Termin, den Sie auf Frei gesetzt haben	Nein	Outlook behandelt ihn als verfügbar, und wir auch
Ein abgesagter Termin	Nein	Er findet nicht statt

So können Sie ein Zeitfenster buchbar halten und trotzdem eine Notiz im Kalender behalten. Setzen Sie die Verfügbarkeit des Termins in Outlook auf Frei, und er blockiert nicht mehr, ohne dass Sie etwas löschen müssen.

Buchungen in Ihrem Kalender

Wenn jemand bucht, trägt TimelyDo die Buchung in den Kalender ein, der für diesen Veranstaltungstyp gewählt wurde. Diesen Kalender legen Sie im Veranstaltungseditor unter Zum Kalender hinzufügen fest, sodass verschiedene Veranstaltungstypen in verschiedene Kalender schreiben können.

Die buchende Person wird als Gast hinzugefügt, sodass der Termin auch bei ihr erscheint. Wird die Buchung später storniert, wird der Termin wieder aus Ihrem Kalender entfernt.

Ihr TimelyDo-Kalender

Ihre Outlook-Termine erscheinen neben Ihren TimelyDo-Buchungen auf der Kalenderseite in der gewählten Farbe und sind mit dem Outlook Logo gekennzeichnet, damit Sie wissen, woher sie stammen. Wählen Sie einen Termin aus, um ihn zu öffnen. Dann sehen Sie die Zeit, den Ort, die Gäste, die Beschreibung mit erhaltener Formatierung und einen Link, um den Termin in Outlook zu öffnen.

Das Fenster nennt auch den Kalender, aus dem der Termin stammt, mit dem Logo des Anbieters daneben. Praktisch, wenn Sie sowohl ein Google-Konto als auch ein Outlook-Konto verbunden haben und wissen möchten, zu welchem ein Termin gehört.

Was sich vom Google Kalender unterscheidet

Das Blockieren Ihrer Verfügbarkeit und das Zurückschreiben von Buchungen funktionieren bei beiden Anbietern gleich. Einige Dinge nicht, und wir möchten, dass Sie es vorher wissen, statt es durch Ausprobieren herauszufinden.

Funktion	Google	Office 365
Blockiert Ihre Verfügbarkeit	Ja	Ja
Buchungen werden zurückgeschrieben	Ja	Ja
Eine Einladung aus TimelyDo beantworten	Ja	Noch nicht
Einen Termin auf eine neue Zeit ziehen	Ja	Noch nicht
Zusätzliche Kalender im Konto	Ja	Nur der Hauptkalender

Antworten von Gästen bei privaten Konten

Microsoft gibt sie nicht immer weiter

Gut zu wissen

Bei einem privaten Outlook-Konto meldet Microsoft über die von TimelyDo genutzte Verbindung oft nicht, ob ein Gast eine Einladung angenommen hat, obwohl Outlook selbst die Antwort anzeigt. In diesem Fall zeigen wir beim Gast keine Antwort an, statt zu raten, denn zu behaupten, jemand habe nicht geantwortet, obwohl er es getan hat, wäre schlimmer, als nichts zu sagen.

Was zu tun ist

Öffnen Sie den Termin in Outlook, um die tatsächlichen Antworten zu sehen. Geschäfts- und Schulkonten melden Antworten meist normal.

Verwalten

Auf dem Laufenden halten

Microsoft meldet uns sofort, wenn sich etwas in Ihrem Kalender ändert, sodass ein neuer oder verschobener Termin normalerweise innerhalb von Sekunden bei TimelyDo ankommt. Die Verbindung, die diese Meldungen transportiert, läuft auf Seiten von Microsoft nach etwa einer Woche ab, deshalb erneuert TimelyDo sie planmäßig für Sie und repariert sie, falls sie je abbricht.

Jede Synchronisierung deckt etwa einen Monat zurück und ein Jahr voraus ab, also das gesamte Zeitfenster, in dem Ihre Buchungsseite buchbar ist. Die Zeile zeigt, wann zuletzt synchronisiert wurde, und die Schaltfläche Synchronisieren erzwingt jederzeit eine neue Prüfung.

Einen Kalender pausieren

Der Schalter Aktiv in jeder Zeile schaltet einen Kalender aus, ohne ihn zu trennen. Solange er aus ist, blockieren seine Termine Ihre Verfügbarkeit nicht mehr. Schalten Sie ihn wieder ein, läuft alles weiter, ohne dass Sie den Zugriff erneut bestätigen müssen.

Trennen

Wählen Sie in der Zeile Trennen und bestätigen Sie. Das Trennen bewirkt mehr, als nur das Konto zu entkoppeln, deshalb sollten Sie wissen, was sich ändert:

Kopien Ihrer Termine	Werden aus TimelyDo entfernt und blockieren Ihre Verfügbarkeit nicht mehr
Bereits getätigte Buchungen	Bleiben genau so in TimelyDo erhalten
Veranstaltungstypen, die dorthin schreiben	Fallen auf keinen Kalender zurück, neue Buchungen werden also nirgendwo mehr eingetragen

Prüfen Sie Ihre Veranstaltungstypen nach dem Trennen. Alle, die Buchungen in diesen Kalender eingetragen haben, tun das nicht mehr. Wenn Sie nur verhindern möchten, dass er Ihre Zeit blockiert, nutzen Sie stattdessen den Schalter Aktiv.

Hilfe

Fehlerbehebung

TimelyDo meldet, dass der Zugriff verloren ging

Von derselben Seite aus erneut verbinden

Microsoft entzieht den Zugriff, wenn Sie Ihr Passwort ändern oder wenn TimelyDo aus den in Ihrem Microsoft-Konto aufgeführten Apps entfernt wird. Die Synchronisierung stoppt, und wir senden Ihnen eine E-Mail, weil Ihre Verfügbarkeit sonst unbemerkt veraltet. Öffnen Sie Verbundene Kalender und verbinden Sie das Konto erneut. Ihre Veranstaltungstypen verweisen weiter darauf.

Einige Termine fehlen

Kalender und Zeitfenster prüfen

Zwei Dinge sind zu prüfen. Derzeit wird nur der Hauptkalender des Kontos synchronisiert, ein Termin in einem anderen Outlook-Kalender erscheint also nicht. Und jede Synchronisierung deckt etwa einen Monat zurück und ein Jahr voraus ab, weiter entfernte Termine werden nicht übernommen. Wenn beides nicht zutrifft, drücken Sie Synchronisieren, um eine neue Prüfung zu erzwingen.

Ein Gast zeigt keine Antwort, hat aber zugesagt

Eine Einschränkung privater Outlook-Konten

Microsoft gibt die Antwort eines Gastes bei privaten Konten nicht immer weiter. Outlook zeigt sie an, aber die von TimelyDo gelesene Verbindung transportiert sie nicht, deshalb lassen wir die Antwort leer, statt eine zu erfinden. Öffnen Sie den Termin in Outlook, um die tatsächliche Antwort zu sehen.

Ich kann einen Office 365 Termin nicht verschieben

Das Verschieben wird noch nicht unterstützt

Office 365-Termine werden angezeigt und blockieren Ihre Zeit, das Ziehen auf eine neue Zeit wird aber noch nicht unterstützt. Verschieben Sie ihn in Outlook, und die neue Zeit erreicht TimelyDo bei der nächsten Synchronisierung, meist innerhalb von Sekunden.

Häufig gestellte Fragen

Welche Microsoft-Konten funktionieren?

Private Konten bei outlook.com, live.com und hotmail sowie Microsoft 365 Geschäfts- oder Schulkonten. Sie verbinden sie auf dieselbe Weise.

Warum zeigt ein Gast keine Antwort, obwohl er zugesagt hat?

Bei privaten Outlook-Konten gibt Microsoft die Antwort eines Gastes über die von TimelyDo genutzte Verbindung nicht immer weiter, obwohl Outlook sie anzeigt. Wir zeigen keine Antwort an, statt zu raten. Öffnen Sie den Termin in Outlook, um die tatsächliche Antwort zu sehen.

Kann ich eine Einladung aus TimelyDo beantworten?

Bei Office 365 Terminen noch nicht. Antworten Sie in Outlook, und die Änderung erreicht TimelyDo bei der nächsten Synchronisierung. Das Antworten aus TimelyDo funktioniert derzeit bei Google Terminen.

Kann ich einen Office 365 Termin auf eine neue Zeit ziehen?

Noch nicht. Office 365-Termine werden angezeigt und blockieren Ihre Zeit, das Verschieben muss vorerst aber in Outlook erfolgen.

Werden meine anderen Outlook-Kalender synchronisiert?

Derzeit wird nur der Hauptkalender des Kontos synchronisiert. Zusätzliche Kalender im selben Outlook-Konto werden noch nicht übernommen.

Wie weit in die Zukunft wird synchronisiert?

Etwa einen Monat zurück und ein Jahr voraus. Das deckt das gesamte Zeitfenster ab, in dem Ihre Buchungsseite buchbar ist.

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